Frais de déplacement : comment sont-ils calculés ?

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Vous devez réaliser des déplacements à motif professionnel, qui génèrent des frais en plus pour vous ? Heureusement, dans le cadre de votre travail, votre mobilité est remboursée par votre employeur.  Comment calculer vos frais de déplacement professionnels ? Dans quelles situations pouvez-vous vous faire rembourser ? Jusqu’à quelle somme ? Mes Aides Financières vous dit tout.

Comment sont calculés les frais de déplacement en Belgique ?

Pour les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail, le remboursement de vos frais de déplacement par votre employeur dépend du mode de transport que vous utilisez. De plus, le montant exact de la prise en charge peut varier selon votre secteur, en fonction des conventions collectives en vigueur. De plus, les autres déplacement ponctuels, quant à eux, peuvent aussi être remboursés selon un système bien défini.

Remboursement des trajets domicile-travail

Dans le cas des trajets entre le domicile et le lieu de travail, le remboursement de vos frais par votre employeur dépend du type de transport utilisé. De plus, le montant exact de la prise en charge peut varier selon votre secteur, dû aux différentes conventions collectives.

Ainsi, si vous prenez les transports en commun, votre employeur doit normalement vous rembourser une partie de vos frais d’abonnements, dont l’importance dépend du moyen de transport choisi :

• Transports en commun : Si vous optez pour les transports en commun pour vos trajets domicile-travail, le remboursement de vos frais d’abonnement est généralement prévu. Le taux de remboursement diffère en fonction du moyen de transport choisi :
  • 80 % du coût total si vous utilisez le train. De plus, dans certains cas, le système de tiers-payant peut être appliqué, ce qui signifie que la totalité de vos frais de transport peut vous être remboursée ;
  • 75 % pour les réseaux de bus, tram ou métro, avec éventuellement un plafond en termes de montant. Il est important de noter que ce pourcentage peut varier en fonction de l’entreprise pour laquelle vous travaillez ;
  • Combiner les deux modes de transport : Si vous utilisez à la fois le train et un autre moyen de transport pour vos déplacements domicile-travail, le remboursement est déterminé en fonction de la possibilité d’utiliser un abonnement unique pour les deux modes de transport.
• Utilisation du vélo : Si vous préférez le vélo comme mode de transport pour vous rendre au travail, certaines entreprises offrent une indemnité kilométrique. Généralement fixée à 0,15 € par kilomètre, cette indemnité peut varier en fonction des politiques de chaque entreprise ;
• Utilisation de la voiture personnelle : Si vous choisissez de vous déplacer en utilisant votre propre véhicule, le remboursement s’effectue en fonction d’une indemnité kilométrique définie. Actuellement, cette indemnité s’élève à 0.15 € par kilomètre parcouru.

Remboursement des autres déplacements professionnels

Outre les trajets domicile-travail, les déplacements ponctuels effectués dans le cadre de vos activités professionnelles peuvent également faire l’objet d’un remboursement par votre employeur. Ce remboursement peut prendre différentes formes en fonction du mode de transport choisi et des politiques de l’entreprise.

Transports en commun : Lorsque vous effectuez des déplacements professionnels en utilisant les transports en commun, l’intégralité de vos frais peut vous être remboursée. Cependant, c’est à vous d’engager la dépense en premier lieu, puis de demander le remboursement en fournissant les factures, notes de frais, ou autres justificatifs requis.

Utilisation de la voiture personnelle : Si votre employeur vous demande d’utiliser votre véhicule personnel lors de vos déplacements ponctuels, alors celui-ci devra vous verser une indemnité kilométrique. Actuellement, cette indemnité est fixée à 0,4246 € par kilomètre parcouru. Cela signifie que pour chaque kilomètre parcouru dans le cadre de vos activités professionnelles, vous avez droit à une compensation financière.

Les remboursements de frais de déplacement sont considérés par le Service Public Fédéral (SPF) des Finances comme des avantages propres à l’employeur. Par conséquent, votre employeur n’est pas tenu de justifier les montants remboursés à ses travailleurs.

Qu’est-ce qui est considéré comme un déplacement professionnel ?

Il est important de comprendre ce qui est réellement considéré comme un déplacement professionnel. Effectivement, cela détermine si vos frais peuvent être remboursés ou déduits. Les déplacements professionnels couvrent des trajets effectués dans le cadre du travail et qui répondent aux besoins de l’entreprise. Voici quelques exemples de situations où un déplacement peut être considéré comme professionnel :

1. Missions : Lorsque vous êtes envoyé en mission pour représenter votre entreprise, rencontrer des clients, partenaires ou fournisseurs, cela est généralement considéré comme un déplacement professionnel ;
2. Formations : Les déplacements pour suivre des formations professionnelles sont également considérés comme professionnels, car ils visent à améliorer vos compétences et connaissances dans le cadre de votre travail ;
3. Réunions : Les déplacements pour assister à des réunions liées à vos fonctions professionnelles sont considérés comme des déplacements professionnels ;
4. Livraisons et services : Si vous effectuez des déplacements pour livrer des marchandises, fournir des services ou effectuer des interventions sur site pour des clients, il s’agit également de déplacements professionnels.

Comment sont remboursés mes frais de déplacement ?

Le remboursement de vos frais de déplacement peut se faire de différentes manières, en fonction des politiques de votre entreprise et du mode de transport choisi. Voici les principales méthodes de remboursement :

• Remboursement forfaitaire : Certains employeurs optent pour un remboursement forfaitaire des frais de déplacement. Dans ce cas, une somme fixe est prévue pour couvrir les frais encourus lors de vos déplacements professionnels. Ce montant peut être établi en fonction de divers critères tels que la distance parcourue, le type de déplacement et la fréquence des déplacements ;
• Remboursement sur justificatif : De nombreux employeurs remboursent les frais de déplacement sur la base de justificatifs fournis par les employés. Vous devrez donc conserver toutes les preuves de dépenses telles que les factures, les notes de frais ou les tickets de transport. Après avoir engagé la dépense, vous soumettez ces justificatifs à votre employeur qui procède ensuite au remboursement.

Indemnités spécifiques

Certaines entreprises offrent des indemnités spécifiques pour certains types de déplacements. Par exemple, si vous utilisez votre vélo pour vous rendre au travail, votre employeur peut vous verser une indemnité kilométrique prédéfinie. De même, si vous conduisez votre propre véhicule dans le cadre de vos activités professionnelles, une indemnité kilométrique peut être prévue.

Mes frais de déplacement sont-ils imposables ?

La question de la fiscalité des frais de déplacement est importante à considérer, car elle peut avoir un impact sur vos revenus imposables. Les règles varient en fonction du type de déplacement et du moyen de transport utilisé.

Pour les trajets domicile-travail

En ce qui concerne les trajets entre votre domicile et votre lieu de travail habituel, les frais qui vous sont remboursés peuvent être partiellement ou totalement déduits de vos impôts. Les règles sont les suivantes :

• Si vous utilisez votre propre véhicule personnel, une exonération de 0,15 € par kilomètre peut s’appliquer pour les déplacements en voiture. Ce montant peut même être augmenté à 0,24 € par kilomètre si vous vous rendez à vélo ;
• Si vous utilisez les transports en commun pour vous rendre au travail, les frais d’abonnement peuvent également être déduits de vos impôts.

Pour les trajets professionnels ponctuels

Pour les déplacements pro réalisés en voiture, les frais sont déductibles, selon un pourcentage compris entre 50% et 100%. Celui-ci dépend uniquement du type de véhicule que vous avez utilisé pour vos déplacements et est calculé grâce à la formule suivante :

120% – (0.5% x coefficient x émissions de CO2)

Ce coefficient dépend du type de moteur de votre véhicule :

• 1 pour les voitures hybrides équipées d’un moteur diesel ;
• 0.9 pour les voitures roulant à l’essence ayant moins de 12 chevaux fiscaux ;
• 0.95 pour les autres véhicules.

Attention, d’autres facteurs peuvent aussi influer sur le pourcentage déduit. Par exemple, si vous avez acheté votre véhicule avant le 01/01/18, le pourcentage déductible minimum n’est pas à 50% mais à  75%. Aussi, les véhicules ayant des émissions de CO2 qui sont égales ou supérieurs à 200 g/km, voit leur déduction être limitée à 40%.

Enfin, le taux de déduction est fixé à 100% pour les intérêts payés dans le cadre d’un crédit auto, vos frais de mobilophonie ou si vous possédez un véhicule électrique.

Pour les fausses hybrides

Le SPF Finance définit la fausse hybride comme étant : Un véhicule rechargeable équipé d’une batterie électrique avec une capacité de moins de 0.5 kWh par 100 kg de poids OU qui émet plus de 50 gr de CO2 par km.

Ainsi, si vous possédez un véhicule ayant l’une de ces caractéristiques, le calcul de votre taux de déduction est différent. En effet, vous devez alors prendre l’émission de CO2 d’un véhicule similaire, 100% thermique et utilisant le même carburant. S’il n’en existe pas, la valeur de votre émission est multipliée par 2.5.

Les autres frais indirects pouvant être remboursés

En plus des frais de déplacement proprement dits, d’autres dépenses liées à vos déplacements professionnels peuvent également être prises en compte. Deux postes importants à considérer sont les frais de repas et les frais d’hébergement.

Frais de repas

Lors de vos déplacements professionnels, vos frais de repas peuvent également être pris en charge par votre employeur, sous certaines conditions. Pour que la prise en charge puisse s’appliquer, les critères suivants sont généralement requis :

• Vous devez vous déplacer pour une durée minimale de 6 heures ;
• Votre repas ne doit pas déjà être pris en charge par votre employeur ou une tierce personne ;
• Il ne doit pas exister d’autre avantage déjà en place pour couvrir vos frais de repas.

Les indemnités journalières de frais de repas peuvent varier, mais elles sont souvent plafonnées. Par exemple, elles peuvent atteindre un maximum de 17,41 € par jour.

Frais d’hébergement

Si vous êtes amené à loger hors de votre domicile pour des raisons professionnelles, une indemnité de logement peut vous être accordée dans certains cas. Ainsi, pour qu’une indemnité de logement puisse s’appliquer, les conditions suivantes sont souvent requises :

• Le logement ne doit pas déjà être pris en charge par votre employeur ou une tierce personne ;
• Aucun autre avantage ne doit déjà couvrir vos frais de logement.

Le montant maximum de l’indemnité journalière de frais d’hébergement peut varier en fonction des situations. En règle générale, il peut atteindre un maximum de 130,57 € par nuit.