Guide ONSS : Numéro Entreprise, Cotisations, Services en Ligne

Un budget à réduire ?

Contactez gratuitement un conseiller pour réduire vos factures d’électricité / gaz / Internet / assurances.

Horaires : 8h - 19h (lun - ven) et 9h30 - 19h (sam). Service partenaire Selectra.

Vous êtes un employeur et vous souhaitez que vos employés puissent cotiser pour la sécurité sociale ? Vous souhaitez savoir ce qu’est le numéro ONSS et comment il vous est accordé ? Mes Aides Financières vous en dit plus sur ce sujet.

Sommaire

Qu’est-ce que le numéro ONSS ?

Le numéro ONSS est un élément essentiel dans le système de sécurité sociale belge. Il s’agit d’un numéro d’identification unique attribué à chaque entreprise enregistrée auprès de l’Office National de la Sécurité Sociale (ONSS). Ce numéro est utilisé pour identifier et suivre les entreprises dans le cadre de leurs obligations liées à la sécurité sociale.

Où trouver sont numéro ONSS ?

Si vous avez besoin de retrouver votre numéro ONSS ou celui d’une autre entreprise, vous pouvez accéder au service en ligne appelé « Répertoire des employeurs« .

Ce répertoire, lié au service d’identification des employeurs WIDE, rassemble toutes les informations connues de l’ONSS concernant les entreprises en tant qu’employeurs. Il permet d’obtenir les données publiques des employeurs ainsi que les données pertinentes pour les mandataires autorisés.

Comment reconnaître et saisir le numéro ONSS ?

Le numéro ONSS est composé de huit chiffres. Il est important de noter que les caractères spéciaux tels que les points, les tirets ou autres signes ne doivent pas être saisis dans le numéro.

Exemple

Par exemple, si votre numéro ONSS est 123-456.78, il doit être saisi sous la forme 12345678. Cela garantit une saisie correcte et précise du numéro d’identification.

Les entreprises peuvent également obtenir un numéro ONSS provisoire comportant dix chiffres dans certaines circonstances. Ce numéro temporaire sera ensuite remplacé par un numéro définitif une fois le processus d’identification achevé.

Répertoire des employeurs et Identification (WIDE)

Le Répertoire des employeurs est un outil central dans le cadre de l’ONSS. Il réunit les informations relatives aux entreprises qui agissent en qualité d’employeurs. Lié au service en ligne WIDE, il offre aux entreprises et à leurs mandataires une plateforme pour identifier et gérer leur statut d’employeur vis-à-vis de l’ONSS.

Effectuer une recherche dans le Répertoire des employeurs

Le Répertoire des employeurs propose plusieurs critères de recherche pour accéder aux données des entreprises. Vous pouvez ainsi effectuer une recherche en utilisant le numéro ONSS, le numéro d’entreprise, le nom de l’entreprise ou encore son adresse.

Ces options permettent un accès rapide aux informations nécessaires pour un suivi précis des obligations sociales.

Versions du Répertoire des employeurs

Cotisations versées à l'ONSS

Deux versions du Répertoire des employeurs sont disponibles : la version non-sécurisée et la version sécurisée.

Version non-sécurisée : Cette version permet de visualiser les données publiques les plus récentes concernant un employeur. Cela inclut les informations non confidentielles et accessibles au public.

Version sécurisée : La version sécurisée du Répertoire fournit un accès complet aux données pertinentes de l’employeur. Elle est réservée aux entreprises enregistrées sur le portail et à leurs mandataires. Cette version affiche l’intégralité des informations, y compris les adresses de personnes physiques et les catégories d’employeurs. De plus, elle propose des liens pratiques vers WIDE pour les modifications des données de l’employeur, ainsi que vers Mahis pour les ajustements de mandats.

WIDE : Identification des employeurs

WIDE, acronyme de Werkgever IDentificatie/ion Employeur, est un service en ligne qui permet aux entreprises et à leurs mandataires de s’identifier en tant qu’employeurs auprès de l’ONSS. Ce système offre également la possibilité de mettre à jour les données ou de retirer l’entreprise du statut d’employeur.

WIDE non sécurisé

La version non sécurisée de WIDE est destinée aux entreprises qui ne sont pas encore enregistrées sur le portail. Les entreprises peuvent utiliser ce service pour soumettre une demande d’identification en tant qu’employeur auprès de l’ONSS.

Important

Si une entreprise souhaite apporter des modifications à ses données ou retirer son statut d’employeur, cela peut être réalisé via la version sécurisée de WIDE.

WIDE sécurisé

La version sécurisée de WIDE s’adresse aux entreprises enregistrées sur le portail ainsi qu’à leurs mandataires. Ce service en ligne propose plusieurs fonctionnalités essentielles :

Introduire une demande d’identification en tant qu’employeur ;
Soumettre une demande de modification des données de l’employeur ;
Effectuer une suppression du statut d’employeur.

Important

Il est important de noter que les prestataires de services sociaux mandatés par les entreprises peuvent également utiliser cette version sécurisée pour représenter l’entreprise. Une procuration électronique via le service en ligne Mahis est nécessaire pour mandater un prestataire de services sociaux.

Après le traitement des demandes d’identification dans WIDE, l’ONSS envoie une lettre de confirmation à l’employeur, précisant le numéro ONSS définitif de l’entreprise, les codes NACE associés à ses activités et les catégories d’employeur attribuées. Les prestataires de services sociaux reçoivent également une copie des messages destinés aux employeurs dont ils sont les mandataires.

Services en Ligne de l’ONSS

L’ONSS offre une gamme complète de services en ligne qui permettent aux employeurs, aux travailleurs et aux mandataires de gérer plus efficacement leurs affaires liées à la sécurité sociale. Ces services en ligne facilitent les démarches administratives, réduisent les délais de traitement et offrent un accès simplifié aux informations essentielles.

E-gouvernement pour les employeurs

L’ONSS s’engage activement dans l’e-gouvernement, une approche numérique visant à fournir des solutions pratiques et rapides aux employeurs et aux travailleurs. C’est dans le cadre de cette démarche que l’ONSS propose des outils accessibles à tout moment pour effectuer diverses tâches administratives.

WIDE (Werkgever IDentificatie/ion Employeur) : Identifiez-vous en tant qu’employeur, modifiez vos données ou supprimez votre statut d’employeur ;
Répertoire des employeurs : Accédez aux informations sur les entreprises, leurs numéros ONSS, numéros d’entreprise, noms et adresses ;
Mahis (Mandats HIerarchiques Simplifiés) : Simplifiez la gestion des mandats en ligne, mandatant des prestataires de services sociaux ;
Dimona : Communiquez en ligne les déclarations d’entrée et de sortie des travailleurs ;
Limosa : Effectuez les déclarations nécessaires pour les travailleurs étrangers ;
DmfA (Déclaration multifonctionnelle) : Soumettez électroniquement les déclarations liées aux travailleurs et aux rémunérations

Avantages des services en ligne

Les services en ligne de l’ONSS présentent plusieurs avantages clés :

Gain de temps : Réalisez vos démarches en quelques clics, éliminant ainsi les files d’attente et les déplacements ;
Précision : Les formulaires électroniques guident les utilisateurs à travers le processus, réduisant les risques d’erreurs ;
Accessibilité : Vous pouvez accéder aux services en ligne à tout moment, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ;
Traçabilité : Suivez l’état de vos démarches en temps réel et recevez des confirmations automatiques ;
Efficacité : Les processus en ligne accélèrent le traitement des demandes et des déclarations ;

Les services en ligne de l’ONSS sont conçus pour offrir une interface fonctionnelle et pratique, accessible à tous les utilisateurs, quel que soit leur niveau de compétence. Cette plateforme simplifie les démarches administratives et structure les informations de manière à ce que les utilisateurs puissent facilement trouver les données recherchées.

Rôle des Employeurs et des Travailleurs

Les employeurs et les travailleurs jouent des rôles essentiels dans le système de sécurité sociale en Belgique, géré par l’ONSS. Chacun a des responsabilités spécifiques pour garantir le bon fonctionnement de ce système.

Rôle des employeurs

Les employeurs sont tenus de déclarer correctement les données relatives à leurs travailleurs et aux rémunérations versées. Ils doivent également s’acquitter des cotisations sociales dues à l’ONSS. Ces cotisations financent différents programmes de sécurité sociale, tels que les allocations familiales, les pensions et les soins de santé. Les employeurs doivent veiller à ce que les données transmises soient exactes et à jour, car elles servent de base pour le calcul des droits sociaux des travailleurs.

Attention

Les employeurs doivent également identifier les travailleurs nouvellement engagés auprès de l’ONSS. Cette identification se fait via le service en ligne WIDE (Werkgever IDentificatie/ion Employeur). En fournissant les informations nécessaires, les employeurs contribuent à l’exactitude des données enregistrées dans le Répertoire des employeurs.

Rôle des travailleurs

Les travailleurs ont également un rôle à jouer dans le système de sécurité sociale. Ils doivent s’assurer que les informations personnelles fournies à leur employeur sont correctes et à jour. Ces informations, telles que leur numéro national d’identification, sont utilisées pour les identifier dans le système.

Important

De plus doivent également informer leur employeur de tout changement qui pourrait avoir un impact sur leurs droits sociaux, tels que des changements de situation familiale ou professionnelle.

Importance de la déclaration correcte des données salariales et de travail

La déclaration précise et complète des données salariales et de travail est d’une grande importance pour le bon fonctionnement du système de sécurité sociale en Belgique. En effet, ces données servent de base au calcul des cotisations sociales, des droits sociaux et des avantages pour les travailleurs.

Attention

Une déclaration incorrecte ou incomplète peut entraîner des conséquences négatives pour les employeurs et les travailleurs. Les travailleurs pourraient ne pas recevoir les prestations auxquelles ils ont droit, tandis que les employeurs pourraient être soumis à des sanctions financières pour non-conformité.

Il est donc impératif que les employeurs et les travailleurs veillent à la justesse et à la mise à jour régulière des informations déclarées. Cela garantit le respect des droits sociaux des travailleurs et la pérennité du système de sécurité sociale en Belgique.

Découvrez les aides auxquelles vous êtes éligible et faites vous rappeler par un conseiller en déménagement et énergie. Tout cela, gratuitement et en 2 minutes, grâce à notre simulateur.

Simuler mes aides gratuitement

Processus de Contrôle et de Surveillance

L’ONSS joue un rôle crucial dans le contrôle et la surveillance du respect des obligations en matière de sécurité sociale. Ce processus vise à garantir que les cotisations sociales sont correctement payées, que les données déclarées sont exactes et que les droits sociaux sont accordés de manière appropriée.

1. Vérification des Données : L’ONSS effectue des vérifications régulières des données salariales et de travail déclarées par les employeurs. Ces vérifications visent à détecter les erreurs, les incohérences et les omissions. En cas de divergences, l’ONSS peut demander des clarifications aux employeurs afin de s’assurer de l’exactitude des données.

2. Contrôle des Cotisations : L’ONSS vérifie également le paiement correct des cotisations sociales par les employeurs. Les montants des cotisations sont calculés en fonction des données déclarées. En cas de non-paiement ou de paiement incorrect, des mesures correctives peuvent être prises, telles que des rappels de paiement ou des sanctions financières.

Détecter et prévenir les fraudes et les abus

L’ONSS est déterminée à prévenir les fraudes et les abus dans le système de sécurité sociale. Les fraudes peuvent inclure la déclaration intentionnelle de fausses informations pour éviter le paiement de cotisations ou pour obtenir des avantages indus. Les abus peuvent se produire lorsque les règles sont contournées pour obtenir des avantages de manière injustifiée.

Pour détecter et prévenir ces pratiques, l’ONSS dispose de mécanismes de contrôle avancés. Ces mécanismes comprennent l’analyse des données, la collaboration avec d’autres organismes gouvernementaux et le recours à des enquêtes approfondies en cas de suspicions de fraudes ou d’abus.

Importance de l’ONSS pour les travailleurs belges

Les activités de l’ONSS ont un impact direct sur les bénéficiaires du système de sécurité sociale en Belgique. Les travailleurs, les chômeurs, les retraités et d’autres personnes bénéficient des cotisations versées et des données collectées par l’ONSS. Voici comment les activités de l’ONSS affectent différents groupes de bénéficiaires :

Travailleurs : Les données salariales et de travail déclarées par les employeurs à l’ONSS sont utilisées pour calculer les droits sociaux des travailleurs. Cela inclut les prestations de chômage, les allocations familiales, les indemnités maladie, les pensions et autres avantages sociaux. Des données précises garantissent que les travailleurs reçoivent les prestations auxquelles ils ont droit.
Chômeurs : Pour les personnes sans emploi, l’ONSS joue un rôle dans le calcul et le versement des allocations de chômage. Les données de travail antérieures sont prises en compte pour déterminer l’éligibilité et le montant des allocations. Des données fiables permettent de garantir que les chômeurs reçoivent un soutien financier adéquat pendant leur période de recherche d’emploi.
Retraités : Les données salariales accumulées au fil des années influencent le montant des pensions de retraite. L’ONSS assure que les cotisations ont été correctement versées et que les données sont correctes. Cela permet de garantir que les retraités bénéficient d’une pension qui reflète leur carrière professionnelle.
Bénéficiaires d’Allocations Familiales : Les allocations familiales sont accordées aux familles pour soutenir les enfants à charge. Les données déclarées à l’ONSS sont utilisées pour déterminer l’éligibilité et le montant des allocations familiales. Des informations précises garantissent que les familles reçoivent le soutien financier nécessaire.

Comment les données de l’ONSS influencent le calcul des droits sociaux

Les données collectées par l’ONSS jouent un rôle essentiel dans le calcul des droits sociaux. Les informations concernant les salaires, les heures de travail, les périodes d’emploi et d’autres facteurs sont utilisées pour déterminer l’éligibilité et le montant des prestations sociales. Les processus automatisés et les systèmes de traitement de données permettent d’effectuer ces calculs de manière efficace et précise.

Les organismes de sécurité sociale, tels que l’ONSS, ont accès aux données nécessaires pour garantir que les droits sociaux sont accordés en fonction des critères établis. Cela assure une répartition équitable des ressources et contribue à soutenir les individus et les familles dans diverses situations de vie.

Prélèvement des Cotisations à l’ONSS

Les cotisations sociales sont la pierre angulaire du financement de la sécurité sociale en Belgique. Les employeurs et les travailleurs contribuent ensemble à ce système de financement en versant des cotisations à l’ONSS. Ces cotisations sont collectées régulièrement et servent à financer diverses prestations sociales destinées à protéger les travailleurs et leurs familles.

Cotisations Ordinaires : Les cotisations ordinaires sont prélevées sur les salaires des travailleurs et les montants varient en fonction du salaire brut. Ces cotisations couvrent un large éventail de prestations sociales, notamment l’assurance maladie, l’assurance invalidité, les allocations familiales et les pensions de retraite. Le montant total des cotisations est calculé en pourcentage du salaire brut.

Cotisations Spéciales : En plus des cotisations ordinaires, certaines cotisations spéciales peuvent être appliquées en fonction de la nature de l’emploi ou de l’industrie. Ces cotisations spéciales sont liées à des secteurs spécifiques et visent à financer des prestations sociales particulières. Par exemple, les travailleurs indépendants peuvent être soumis à des cotisations spéciales pour couvrir des risques spécifiques à leur profession.

Ainsi, les entités à qui les cotisations sont de l’ONSS sont reversées, sont :

L’Institut Nationale d’Assurance Maladie-Invalidité (INAMI) qui rembourse vos soins de santé. C’est aussi elle qui vous verse des indemnités en cas d’invalidité de travail de plus d’un an.
Le Service Fédéral des Pensions (SFP) aussi connu sous le nom d’Office Nationale des Pensions (ONP). C’est lui qui calcule le montant de votre pension de retraite ou de survie et qui vous la reverse.
L’Office National de l’Emploi (ONEM) qui décide de vous verser ou non des allocations en cas de chômage. C’est aussi à elle que vous vous adressez lorsque vous désirez obtenir un crédit temps.
La FEDRIS qui remplace le Fonds des Accidents de Travail (FAT), ainsi que le Fonds des Maladies Professionnelles (FMP). C’est elle qui vous attribue et vous verse une indemnité si vous avez eu un accident de travail ou une maladie professionnelle.
Et enfin la Caisse Auxiliaire d’Assurance Maladie-Invalidité, ou CAAMI. Comme son nom l’indique, c’est elle qui vous verse une indemnité en cas de maladie ou d’invalidité.

Tableau récapitulatif des Cotisations

Voici un tableau récapitulant dans quelles proportions les cotisations ordinaires financent le budget de l’ONSS :

Part des cotisations versées à l'ONSS en 2022
Régime de la sécurité sociale	Part versée par le salarié (en % de son salaire brut)	Part versé par le patronat (en % du salaire brut du salarié)
Part versée au SFP pour les pensions de retraite	7.5	8.86
Part versée à l’INAMI pour le remboursement des soins et des invalidités	4.7	6.15
Part versée à l’ONEM pour l’assurance chômage	0.87	1.46
Part versée à la FEDRI pour compenser les accidents de travail et les maladies professionnelles	-	1

À celles-ci peuvent aussi venir s’ajouter des cotisations spéciales versées selon le barème qui suit :

Montants et conditions des cotisations spéciales versées à l’ONSS
Conditions	Montant
Si votre conjoint à une rémunération trimestrielle se situant entre 3285.29 € et 5836.14 €.	27.90 € par trimestre
Si votre rémunération mensuelle se situe entre 1945.38 € et 2190.18 €	7.6% de la partie de la rémunération mensuelle qui excède 1945.38 €.
Si votre rémunération mensuelle se situe entre 2190.38 € et 6038.82 €	55.80 € par trimestre auxquels s’additionnent 1,1% de la partie de votre rémunération qui dépasse 2190.38 €
Si votre rémunération trimestrielle dépasse les 18 116.46 € et que votre conjoint à également des revenus professionnels	154.92 € par trimestre
Si votre rémunération trimestrielle dépasse les 18 116.46 € et que votre conjoint n’a pas de revenus professionnels ou que vous êtes isolé.	182.82 € par trimestre